Basta un’app per inserire la nostra firma su qualsiasi documento di Office o anche su un PDF. Se vogliamo, è anche possibile realizzare una firma con valore legale.
Capita sempre più spesso di ricevere, mentre siamo in giro, delle email con documenti da firmare o compilare nel più breve tempo possibile. Fino a qualche anno fa avremmo aspettato di tornare a casa o in ufficio per accendere il computer, stampare il documento, firmarlo e poi passarlo allo scanner.
Solo і più smanettoni avevano in archivio un’immagine della propria firma e la inserivano direttamente da Word o da Acrobat.
Oggi è cambiato tutto e per inserire una firma al volo è sufficiente avere sullo smartphone una delle app presenti negli store che si occupano di farcela registrare, di aprire il documento e di inserirla in automatico.
Tra le tante app, la più professionale è sicuramente Adobe Fill&Sign che non per niente è stata realizzata dal produttore leader nel settore dell’elaborazione delle immagini ed è oltretutto completamente gratuita.
Oltre a riconoscere і vari moduli presenti nel documento e a permetterci di adeguare le dimensioni della firma allo spazio disponibile, l’app di Adobe consente anche di inserire la firma su un documento cartaceo semplicemente fotografandolo dall’app e trasformandolo in PDF.
Firma digitale con Adobe Fill & Sign in tre passi
1. Scarica l’app dal tuo Store
L’app Adobe Fill&Sign può essere scaricata gratuitamente dal Play Store o dall’App Store. Dopo esserci registrati con l’email, oppure avere inserito і dati del nostro account Adobe, dovremo completare il nostro profilo personale con і dati dell’indirizzo e del telefono.
Non si tratta di un’operazione obbligatoria ma solo consigliata, in quanto consentirà, se necessario, di inserire automaticamente і nostri dati all’interno di moduli presenti solitamente nei PDF.
Quindi dovremo fare tap sul simbolo + sull’icona della cartella e si aprirà una finestra da cui dovremo scegliere il documento da firmare. Potremo selezionare un documento PDF già presente nello smartphone, un’immagine JPG o BMP o scegliere di scattare direttamente una fotografia al documento cartaceo che dobbiamo firmare o compilare.
Se abbiamo a disposizione solamente un documento di Word o Excel dovremo prima trasformarlo in PDF, operazione possibile anche dallo smartphone utilizzando un qualsiasi editor di testo, va bene anche l’app Documenti di Google.
2. Crea una firma digitale pronta all’uso
Prima di caricare il documento da firmare è comunque consigliabile creare una nostra firma che verrà salvata in automatico e che resterà disponibile nel cloud di Adobe in modo da essere eventualmente utilizzata anche con altri dispositivi.
Per aprire la finestra che permette di registrare la firma dovremo semplicemente fare tap sul simbolo del pennino che si trova nella parte superiore destra della finestra. Se abbiamo un modello di smartphone con pennino non ci saranno particolari problemi a realizzare la firma, ma anche chi non possiede un pennino potrà utilizzare senza grosse difficoltà le proprie dita per scrivere nello spazio disponibile.
Se poi non siamo soddisfatti del risultato, basterà fare tap su Cancella e quindi ripetere l’operazione di inserimento della firma. Oltre alla firma principale è anche possibile inserire una sigla oppure una seconda firma che potremo utilizzare in alternativa a quella primaria.
3. Cattura il documento da firmare
L’app Fill&Sign permette anche di catturare un qualsiasi documento cartaceo, di trasformarlo in PDF e quindi di utilizzarlo come un normale file. Nel nostro caso dovevamo compilare la delega a un’assemblea e per farlo abbiamo per prima cosa selezionato la voce Scatta foto.
Quindi abbiamo inquadrato l’intero foglio e utilizzando le maniglie elettroniche abbiamo catturato solo la parte che ci interessava. Una volta soddisfatti del risultato abbiamo salvato la scansione. A questo punto non ci è rimasto che fare tap sul simbolo del pennino in alto a destra e inserire la nostra firma.
Con le dita l’abbiamo spostata in basso dove è presente il campo Firma e siccome risultava troppo grande, l’abbiamo rimpicciolita facendo tap sul simbolo della doppia freccia. In ogni caso se non fossimo stati soddisfatti del risultato avremmo sempre potuto fare tap sul simbolo del cestino e ripetere l’operazione.
Oltre alla firma è possibile anche compilare il modulo con і nostri dati anagrafici recuperandoli da quelli che abbiamo archiviato nel nostro Profilo. Al termine dell’operazione se tutto va bene potremo condividere il documento direttamente dall’app facendo tap sul simbolo corrispondente.
In ogni caso il documento resterà in memoria all’interno dell’app insieme alla nostra firma e ai nostri dati, a meno di non preferire la privacy togliendo la spunta alla voce Memorizza Profilo Online.
Firma digitale certificata
Inserire la nostra firma in un documento utilizzando una soluzione come quella di Adobe va bene per la maggior parte dei casi, ma dal punto di vista legale vale ben poco. Infatti chiunque potrebbe avere archiviato la firma digitale di un’altra persona e inserirla così a sua insaputa.
Per evitare questo problema, e per tutti і casi in cui venga richiesta da parte della Pubblica Amministrazione o di un privato una firma certificata ufficialmente, è disponibile una soluzione come la Firma Digitale Remota Aruba che permette di conferire validità legale ai documenti elettronici.
La firma digitale viene rilasciata da un ente certificatore che garantisce l’identità della persona.
Inoltre se abbiamo già lo SPID, la verifica della nostra identità può avvenire in modo molto semplice. Una volta che saremo stati identificati con certezza, il software (disponibile per PC o anche come app Android e iOS) produrrà un’impronta digitale temporizzata e captata attraverso un algoritmo matematico che potrà essere verificata dal destinatario mediante una chiave pubblica.
Certo, a differenza della soluzione di Adobe, quella di Aruba ha un costo dovuto all’utilizzo di algoritmi di cifratura. Si tratta comunque di un servizio che costa 36,90 euro più IVA l’anno per tre anni e che permette di creare un numero teoricamente infinito di firme digitali certificate. L app Aruba OTP e Firma Digitale Aruba sono gratuite e possono essere scaricate dagli store sia nella versione Android che in quella per iOS.
La firma archiviata sullo smartphone non ha validità legale se non viene certificata
Massima sicurezza con la firma certificata
Sempre più persone possiedono lo SPID. l’identità certificata che è necessaria per accedere ai servizi della Pubblica Amministrazione e a quelli di molti privati. Lo SPID può essere utilizzato anche per ottenere la firma digitale certificata, con tanto di bollo temporale da applicare a documenti riservati che richiedono la sicurezza dell’identità di chi firma.
Tra і vari provider che forniscono il servizio di firma certificata c’è Aruba, di cui è possibile acquistare un pacchetto valido per 36 mesi e che consente di inserire un numero praticamente illimitato di firme certificate.
La genuinità di questo speciale timbro-firma criptato potrà poi essere controllata da chi riceve il documento attraverso la stessa app che funziona come chiave pubblica per questo servizio. Per ottenere il servizio di firma digitale occorrerà sottoscrivere il servizio OTP Mobile al prezzo di 36,90 euro più IVA dal sito http://pec.it e poi certificare la propria identità attraverso lo SPID utilizzando l’app Aruba OTP.
Nel caso non dovessimo possedere l’identità SPID potremo acquistare quella di Aruba o di qualunque altro provider italiano. Per inserire la firma digitale criptata dovremo invece scaricare l’app Firma Digitale Aruba e quindi inserire і dati relativi al pacchetto che abbiamo acquistato.
Il sistema di inserimento via app è il più semplice da usare in quanto non richiede altri dispositivi oltre allo smartphone. In alternativa se vogliamo inserire la firma digitale da PC dovremo acquistare la chiavetta LCD OTP Display (46,90 € più IVA) oppure la chiave OTP USB (49,90 € più IVA).
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